第一章　总则

第一条　为使学院公文（以下简称“公文”）处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和省委、省政府办公厅、省文化和旅游厅、省教育厅有关公文处理规定，结合我院实际，制订本办法。

第二条  公文是学院在实施管理、履行职能、处理公务的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具；是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。行文要少而精，注重效用。

第五条  要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，逐步推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。

第六条  公文处理必须严格执行党和国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密安全。

第七条  党政办公室是学院公文处理的管理机构，负责指导学院各单位的公文处理工作。党政办公室配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识，有敬业、奉献精神，作风正派，恪尽职守。学院各党（总）支部、各单位的负责人要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本党（总）支部、本单位公文处理工作的领导。

第八条 各党（总）支部、各单位公文处理工作由办公室负责，不设办公室的单位要指定专人负责。

第二章 公文种类

第九条 学院印发的行政公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
   （三）通知。适用于发布党政法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，回复上级机关的询问。

（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。涉密或内含敏感内容的公文不得在学院办公网上运行处理，应采用纸质文件处理方式。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，标注在首页右上方。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。会签有关部门的上行文，应当标注会签人姓名；联合报送的上行文，应当标注所有签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。会签和联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上报的请示应当附注联系人单位、姓名和电话。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条 机关公文常用格式

（一）用纸幅面：A4 纸（长 297mm，宽 210mm）。

（二）页边与版心尺寸：上白边 37mm，下白边 35mm，左白边 28mm，右白边 26mm。

（三）秘密等级和保密期限：3号黑体字体，顶格，右上角第 1 行，两字之间空一格。

（四）紧急程度：3号黑体字体，右上角第1行（如需同时标识秘密等级和保密期限，则标识在右上角第2行）。

（五）发文字号：3号仿宋体字体，居中；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）公文标题：2号小标宋字体，居中。

（七）主送机关：3号仿宋字体，左侧顶格。

（八）正文：3号仿宋字体，每面22行，每行28字。

（九）正文下空一行，左空2字，3号仿宋字体。

（十）成文时间：3号仿宋字体。使用阿拉伯数字标识。

（十一）抄送：主题词下一行，左空1字，3号仿宋字体，抄送机关用“，”隔开。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条 学院公文版头的主要形式及适用范围

（一）《河北艺术职业学院文件》适用于院党委职责范围内重大事项的决定和通知，向上级机关报告、请示工作，编公文为“冀艺院党”。

党委各部门以党委名义传达、贯彻党的有关方针、政策，向下级党组织的相关部门部署工作，转发上级机关的公文，发布本部门职权范围内的事项，通知重要事项，批复下级党组织相关部门的请示，向上级机关报告、请示工作，也可用此公文版头，但编相关部门公文“冀艺院党〔年份〕序号”，盖党委印章。

《河北艺术职业学院文件》适用于院行政职责范围内重大事项的决定和通知，向上级机关报告、请示工作，处理关系学院全局的比较重大的问题和依照上级规定必须以河北艺术职业学院名义发文的事项，原则上需经院长办公会会议审定，学院领导在文稿上签发后，由党政办公室统一编号、登记。学院发文编号为“冀艺院〔年份〕序号”，盖学院印章。
   各行政职能部门以院行政名义转发上级机关的公文、发有本部门职责范围内的事项，通知重要事项，向上级机关报告、请示工作，也可用此公文版头，其代字为“冀艺院”+部门简称，盖学院印章。各行政部门代字如下：

1.纪委办公室代字为：“冀艺院纪办〔年份〕序号”

2.党政办公室代字为：“冀艺院办〔年份〕序号”

3.人事处代字为：“冀艺院人〔年份〕序号”

4.教务处代字为：“冀艺院教〔年份〕序号”

5.教师工作部代字为：“冀艺院教工〔年份〕序号”

6.教师发展中心代字为：“冀艺院教发〔年份〕序号”

7.学生处代字为：“冀艺院学〔年份〕序号”

8.安全工作处代字为：“冀艺院安〔年份〕序号”

9.财务科代字为：“冀艺院财〔年份〕序号”

10.资产管理处代字为：“冀艺院资〔年份〕序号”

11.审计科代字为：“冀艺院审〔年份〕序号”

12.后勤管理处代字为：“冀艺院后〔年份〕序号”

13.招生就业指导处代字为：“冀艺院招就〔年份〕序号”

   （三）《中共河北艺术职业学院纪律检查委员会文件》适用于院纪委职责范围内事项的公文，编纪委公文“冀艺院纪〔年份〕序号”，盖院纪委印章。

（四）《河北艺术职业学院党政办公室文件》适用于根据院党委和院长授权，转发上级机关文件；用于传达院党政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的事务性工作事项，对学院某一方面或一个阶段的重点工作做出部署；转发学院党政职能部门提出的文内注明经学院研究或院党政领导同意的重要意见、工作报告、方案、决定、工作部署和聘任、调整其它院级委员会和领导小组成员；其他需要以此形式行文的事项。公文编为“冀艺院办〔年份〕序号”。

（五）《河北艺术职业学院党委会议纪要》、《河北艺术职业学院院长办公会议纪要》分别用于记载、传达党委会议、院长办公会议主要精神和议定事项，编“第X号”。

第十三条  使用规范化汉字，不得使用繁体字或已废止的简化字；文字从左至右横写、横排，从上至下分行；一般独字不占行。

第四章　行文规则

第十四条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条　公文的行文关系要根据各自隶属关系和职权范围确定。应当逐级上报，逐级下达，一般不得越级行文，不得多头报文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

中共河北艺术职业学院委员会可以根据隶属关系向上级或下级行文， 河北艺术职业学院工会委员会可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文，共青团河北艺术职业学院委员会可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

学院可向上级党委、政府和主管部门行文，也可向院内处级党政单位和部门行文，一般不得越级向上和向下行文；因特殊情况必须越级行文时，必须抄送被越过的机关。

各行政职能部门可就其职责范围或管理范围内的重要事项代表学院向系（部）等相关单位下行文，但行文前须经党政办公室校核，并经分管院领导签发。

党政联合行文，一般情况下，统一编号，共同署名，分别存档。

各单位（部门）给学院领导的请示和报告，需经单位负责人签字并加盖单位公章后报送党政办公室，由党政办公室统一处理，不得直接送学院领导个人。

除学院党政办公室外，学院内设机构不得对外正式行文。

第十六条　“请示”与“报告”要分别行文。“请示”一般一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。“报告”中不得夹带请示事项。

第十七条　公文为规章制度的，在正文开始时要说明建规立制的法律法规和政府规章等方面的依据，在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的职能部门或单位、开始执（试）行的日期和执（试）行期限以及需同时废止的公文或条款；初次制订的规章制度，标题中类别（条例、办法、细则、规定等）前可加“暂行”或“试行”，暂行规章制度可随时废止，试行规章制度在到期时修订或废止。规章制度类公文一般不称“条例”，院级公文凡拟称“条例”的，须经教职工、工会会员代表大会或其常任主席团会议审议通过。学院规章制度须经党委会议或院长办公会议审定。

第五章　发文办理

第十八条　发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发（网上发布）等程序。

第十九条　学院公文由党政办公室拟稿。草拟公文应当做到：

（一）符合党的路线、方针、政策，符合国家法律、法规及有关规定，全面、准确反映客观实际情况，充分体现事物的本质特征和内在规律。如提出新的规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，格式规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不要把“20×× 年”简写成“×× 年”。

（六）公文层次一般不超过 4 层，结构层次序数依次为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；规章制度中依次为章、节、条、款等。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条　拟稿部门负责人进行全面审核、建议发送范围和份数，内容涉及其他部门职权范围内的事项，须主动与有关部门协商，取得一致意见并且会签后送党政办公室；经协商仍有不同意见的，要在会签栏中如实反映，由党政办公室协调。送党政办公室的时间一般要比要求发文的时间提前３个工作日以上。

第二十一条　公文送院领导签发前，应由党政办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，是否与学院总体工作和现行规章制度有冲突或重复，会签部门是否遗漏，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等，并对不一致的会签意见进行协调，对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。公文未经党政办公室审核直接送院领导签发的，院领导不予受理。

第二十二条　学院公文由党政办公室审核后转呈主管院领导或经授权的分管院领导签发，其中重要的、涉及面广的、规章制度类公文或上行文由书记、院长或主持工作的副书记、副院长签发；一般公文由主持日常工作或分管该项工作的院领导签发；党政办公室代党委、行政发布的公文签发权限与党委、行政公文相同；纪委的公文由纪委书记签发，学院院工会的公文由工会主席签发，院团委的公文由团委书记签发；会议纪要由主持会议的院领导签发。

第二十三条　要尽量减少发文。凡可发可不发的文件一律不发，能由各职能部门自行通知或能以其它形式发文的不以学院和党政办公室名义发文，能以党政办公室发文的不以学院名义发文。

第二十四条　签发人代表学院对公文在政治上、内容上、文字上的真实性、正确性负完全责任；签发公文应署全名和日期。

第二十五条　学院公文的拟稿部门承担公文初稿的录入工作，并按本办法格式将打印初稿及电子文档一并送党政办公室；党政办公室审核后打印出文稿清样交拟稿部门校对，校对人须签字。公文的编号、排版、印刷工作由党政办公室承担。

第二十六条　学院公文由党政办公室负责按公文签发单规定的份数印刷、装订，并经党政办公室加盖印章后方可生效，盖印须以院领导的签发文字为依据；党政办公室或拟稿部门应严格按公文签发单所列的发送范围发放，并进行登记；院内下行文一般每个单位仅发 1 份；学院电子公文系统开通运行后，一般不印发纸质公文；上报文件除按上级要求的份数报送外，一般主送机关送一式3份，抄送机关各2份。

第二十七条　公文份数不够，允许按原版补印；公文一经印发，不得随意修改重印；因特殊情况确需修改的，须撤销原公文另行发文，或经签发人重新签发后印刷。

第二十八条  各院级委员会、领导小组需要印发会议纪要、通知等，一般由其办事机构所在的职能部门落款和代章并印刷、分发，不单独印制院级委员会、领导小组文头；无明确办事机构所在的职能部门的行政事务，由党政办公室办理。

第二十九条  学院党政公文种类的增减、内容的划分由学院党委会议、院长办公会议研究决定，发文字号由党政办公室核定。

第六章  附则

第三十条　若确有必要，各教学系（部）、直属单位可以参照本办法，以本单位作为文头在本单位内部发文，或对学院上行文，其行文由本单位自行编号和管理。各职能部门不得以本单位作为文头在全院范围内发文。

第三十一条　公文处理中涉及电子文件的有关处理办法另行制定。

第三十二条  本办法由党政办公室负责解释、组织执行并进行督促检查。

第三十三条  本办法自发布之日起施行，以前学院有关公文处理的管理规定同时作废。