第一章　总则

第一条　为加强学院档案工作，充分发挥档案在学院发展中的重要作用，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学院实际，制订本办法。

第二条　学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理、艺术创排演等活动直接形成的对师生、学院乃至国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学院重要的基础性工作，是加强学院内涵建设的重要内容。档案工作要纳入学校发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入相关人员的职责，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学院档案实行集中统一管理，在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。

第五条 全院教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第六条 学院档案工作要实行科学管理，逐步采用现代技术，与学院的信息化建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第二章　体制与机构设置

第七条 学院档案工作在校党委领导下，由分管副院长主管。

第八条 学院设立综合档案室，在分管副院长和上级主管部门的领导下，对全院档案工作实行统一管理，并发挥监督和指导作用。档案利用率相对较高、业务工作相对特殊的单位（如：组织人事处、财务科），可申请设立档案分室。由综合档案室初审后报送学院审批。档案分室的管理行政上受本单位领导，业务上由学院综合档案室指导、监督和检查。档案分室的具体管理要符合学校档案管理的要求，达不到要求的，学院将及时收回由综合档案室直接管理。

第九条 学院各系、部、处、室、直属科，均为归档文件整理单位。

第十条  建立档案管理工作网络。学院档案工作在分管副院长的领导下，由综合档案室与各二级管理机构和单位形成统一的档案管理工作网络。各二级管理机构和单位的档案工作，有一位处级（或科级）领导分管，一位专兼职人员具体负责，档案管理人员要相对稳定。归档单位要自觉接受学院综合档案室的业务指导、监督和检查。

第十一条 综合档案室负责对归档单位的档案管理人员进行业务培训，及时更新档案管理队伍的业务知识，不断提高业务能力。

第三章　档案工作的性质、任务

第十二条  学院档案工作是指通过收集、整理、保管、利用、编研学院档案，为学院教学、科研、管理和社会有关方面提供服务的工作，档案工作具有较强的政策性、管理性、学术性、服务性。

第十三条 综合档案室是学院档案管理的职能部门，负责学院档案的保管与利用。

第十四条  综合档案室的基本任务。

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，规划全院档案工作；

（二）制定（修订）学院档案工作规章制度，监督、指导、检查规章制度的执行情况；

（三）负责学院各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定和保管工作；

（四）负责开展档案的开发和利用工作；

（五）积极推动档案信息化建设，不断提升档案管理和利用水平；

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

（七）开展专（兼）职档案工作人员业务培训，组织档案工作评优活动；

（八）开展档案宣传和利用档案进行的教育活动；

（九）负责档案的保密与安全；

（十）完成学院领导交办的其他任务。

第十五条 各归档文件整理单位的任务。

（一）认真执行档案管理的法律、法规和学院档案工作的规章制度；

（二）负责本单位文件材料的保管、整理、组卷、归档移交。归档单位要保证归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性，按规定和要求及时向综合档案室移交；

（三）主动接受学院及上级档案部门的业务指导和督促检查；

（四）积极参加业务学习，不断提高工作能力和效率；

（五）注意保密，确保归档文件材料的安全。

第四章   档案工作人员

第十六条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。学院各归档文件整理单位明确专人负责档案工作。

第十七条  综合档案室的专职档案工作人员和各归档文件整理单位配备的专（兼）职档案工作人员，在一定时期内应保持相对稳定。

第十八条  档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十九条  档案工作人员属专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任制，各级领导要加强对档案工作人员的教育和培养。

第二十条 档案工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备方可离岗。

第五章   经费、馆舍、设备

第二十一条  学院档案工作所需经费应单独立项，列入学院预算，统筹解决。

第二十二条  学院为综合档案室提供专用的、专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。库房内应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十三条  学院根据工作需要，有计划地为综合档案室添置必要的存储和利用设备，逐步实现档案管理的现代化。

第六章  档案的收集与归档

第二十四条 学院实行由各归档单位立卷归档制度。

第二十五条 学院档案收集的范围是《高等学校档案管理办法》规定的党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十一大类文件材料（包括相应必要的电子文件）；反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物；国内外与学校有关的各种具有保存价值的材料（可按征集、代管、捐赠方式处理）；学院历史沿革变更前身的档案；以及从事文艺活动中产生的重要记录（单独设类）。

第二十六条  各归档文件整理单位必须按照国家有关规定，依据学院档案工作规章制度的相关条例，对应当归档的各类文件材料、物品进行积累、整理组卷，按要求及时向档案室移交（或经允许分别保管），任何部门或个人不得以任何理由不予移交，更不得据为已有。

第二十七条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，并进行完整、准确、系统地进行整理。

第二十八条  归档的文件材料应符合学院综合档案室归档要求，严格履行交接手续。经档案工作人员验收后，方能办理交接。

第七章  档案的管理与利用

第二十九条  学院综合档案室应根据国家有关规定，编制学院档案分类方案、各类档案归档范围和保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号组卷，编制必要的检索工具，提高利用效果。

第三十条  参照有关规定，学院档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久为无限期保存；长期为16～50年；短期为1～15年。

第三十一条  对保存期满的档案，综合档案室应组织有关部门认真做好档案鉴定工作，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，报院长审批。任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十二条  综合档案室应做好档案的统计工作，及时掌握档案的收集、整理、利用、销毁等各种情况数据，按时报送各种报表，并定期进行综合或专项统计分析。

第三十三条  涉及学院机密和专利的档案，综合档案室应做好安全保密工作，任何人不得随意对外开放。利用者要查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经主管院领导批准后，按规定办理相关手续。

第三十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公开的档案。

第三十五条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十六条  综合档案室应认真组织学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，交流管理经验和档案信息，实现资源共享。

第八章  奖励与处罚

第三十七条  学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十八条  有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案内容的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章  附则

第三十九条  本办法由学院综合档案室负责解释。

第四十条 本办法自发布之日起执行。