第一章　总则

第一条　为使学院公文（以下简称“公文”）处理工作科学化、制度化、规范化， 根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和省委、省政府办公厅、省文化和旅游厅、省教育厅有关公文处理规定，结合我院实际，制订本办法。

第二条  公文是学院在实施管理、履行职能、处理公务的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具；是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。行文要少而精，注重效用。

第五条  要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，逐步推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。

第六条  公文处理必须严格执行党和国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密安全。

第七条  党政办公室是学院公文处理的管理机构，负责指导学院各单位的公文处理工作。党政办公室配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识，有敬业、奉献精神，作风正派，恪尽职守。学院各党（总）支部、各单位的负责人要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本党（总）支部、本单位公文处理工作的领导。

第八条　各党（总）支部、各单位公文处理工作由办公室负责，不设办公室的单位要指定专人负责。

第二章  收文办理

第九条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办等程序。

第十条  凡发送河北艺术职业学院的公文，统一由党政办公室签收；党政办公室签收公文时，要对信封上的文号与内装的文件逐一核对，如发现缺漏、损毁等情况要及时与发文机关联系补发或调换；上级机关召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的外，与会人员在会后须及时、全部将公文原件交党政办公室接收；学院各部门、各单位直接收到的上级机关的公文，必须及时、全部将公文原件交党政办公室接收。

第十一条  党政办公室必须在收文当天登记所收公文，收文人员应及时做好分类登记，注明来文顺序号、收文时间、来文机关、标题、字号、紧急程度和其他注意事项等要素。涉密文件应与非涉密文件分开登记，填写收文编号和日期，在首页加订《河北艺术职业学院党政办收文呈办笺》，送党政办公室主任阅批。

第十二条 党政办公室主任按公文的内容和院领导的工作分工确定送阅的院领导，并确定其属办件或阅件，办件对院领导签“阅示”，阅件签“阅”；一般情况下，省、市委或政府及其办公厅及以上机关发布的公文要送所有院领导阅（示）；须按公文的密级、内容和学院各单位的职责范围确定其传阅范围和承办（包括主办和协办）单位；须按公文的要求注明是否属急件及办理期限，并署全名和日期；一般在当天内阅批完毕，急件随到随批。

根据文件内容确定来文性质，不需要具体承办和落实的为阅件，需要具体承办和落实的为办件。

（一）阅件应根据文件内容提出呈阅院领导和复印部门的范围建议，经党政办公室主要领导审定后呈阅。

（二）办件要提出拟办意见，拟办意见应提出贯彻落实文件精神的措施，承办相关事项的责任部门，具体内容、时限要求等（需多个责任部门办理的，应明确牵头部门，承办事项特殊、紧急的，应当特别注明具体时限和相关要求）。

第十三条  党政办公室进行公文传递时，一般先送院领导，后送有关单位；先送分管院领导，后送其他院领导；先送承办单位，后送其他有关部门；先送主办单位，后送协办单位。急件在送院领导阅批的同时将复印件（或电子版文件）送承办单位，密件（包括绝密、机密、秘密公文）、急件、普通件分别使用不同的文件夹传递，不得混传。

阅件根据审定的呈送范围按顺序呈送院领导阅。办件一般根据党政办公室主要负责人审定呈送领导范围，按领导排序倒序呈送相应领导，为加快传阅速度，可先传阅在家领导。在传阅过程中，严格做好登记，并将相关领导批示要求及时呈送已阅批过的院领导和党政办负责人，便于抓好落实。

需要相关单位、部门落实、知晓的文件，不涉密的由党政办公室扫描通过“河北艺术职业学院电子公务系统（OA）”传送，涉密的由党政办公室通知相关单位、部门负责人员到党政办公室机密阅览室阅文。

第十四条　院领导要对办件签署指示，提出明确要求，即批办。承办单位（部门）要根据院领导的指示签署承办意见并抓紧办理，不得延误、推诿；如遇多部门共同承办时，主办单位要主动与协办单位协商办理，如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，要写明各自意见报学院协调或裁定。对不属于本单位职责范围或不适宜由本单位办理的，要迅速退回党政办公室并注明理由。党政办公室要根据批办和承办意见催办有关事项并记录催办情况，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。按公文要求须上报的材料，须经批办院领导审阅同意并加盖学院印章后方可上报，需要以公文形式上报的，按发文程序办理。

第十五条  党政办公室负责收文办理的传递运转工作。阅文者阅（批）公文后必须将所阅（批）公文交还党政办公室，不得自行横传、混传。院领导阅（批）后可本人交还党政办公室，也可打电话通知党政办公室工作人员到办公室取回公文。各单位接收传阅公文时要由接收人员签字，阅文者阅毕负责归还党政办公室并办理注销手续。任何人不得自行外借学院公文，不得毁损、污损公文，不得自行复印公文。需利用已传阅完毕的公文，须在党政办公室办理借阅手续；确需长期使用者，须经党政办公室主任同意后方可复印，并注明复印份数、保存者和日期。绝密公文和密码电报不得翻印、复印。

第十六条　院领导阅文。院领导阅文后应根据公文内容提出具体明确的意见和建议。对办理件，应签署明确的指导性办理意见或措施，如有必要请明确到责任人和责任时限；紧急办理件，院领导签批意见后，要先复印一份送承办单位（涉密文件除外），另一份送院领导传阅。对阅件，应签署阅后意见或建议。重要紧急的文件，属行政业务的公文要先送院长阅（示），院长外出不在家时，要先送常务院长或分管院长阅（示）；属党务工作的要先送书记阅，书记外出不在家时，要先送主管副书记阅（示）；省、市委或政府、省教育厅、科工委及以上机关发布的涉及面广、需要向全体院领导传达或需要了解的公文要送所有院领导阅（示），其他公文应根据内容确定阅文范围。属教学、科研、学生、后勤、财务工作等行政业务的公文，分管院领导签署意见后应注明请院长阅，分管院领导外出时，直接送院长阅（示）；属组织、宣传、统战、纪检等党务工作的公文，分管院领导签署意见后应注明请书记阅（示），分管领导外出时，直接送书记阅（示）。

第十七条  公文传阅力求迅速，在每位阅文者处停留时间一般不超过 1 个工作日，整个传阅过程不超过 5 天。急件按公文要求的时间随到随办。阅文者应如实填写姓名和日期，所填日期应为公文归还党政办公室机要室日期。党政办公室将定期通报不如实填写阅文日期和超过阅文时限的单位和个人。

第十八条　上级来文要求学院贯彻执行的，根据涉及的范围大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：

（一）送有关单位（部门）传阅；

（二）原文复印（或电子版）至有关单位或部门；

（三）学院发布实施意见，若有必要，附原文；

（四）学院制订和发布实施细则、办法，若有必要，附原文；

（五）在一定范围内召开会议传达。

第十九条  各单位、各部门需要向学院请示的事项，应做好前期工作及时上报。给学院领导留出研究决策的时间：一般事项不得少于3-5个工作日；紧急公文，需要在 3 个工作日内批复的，应当在公文中说明紧急原因。

第二十条  对收到的院内公文参照以上程序办理。审批院内公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十一条  传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。在目前阅密室未建设到位情况下，密件（包括绝密、机密、秘密公文）阅文人必须确保密件安全保密，并于阅文当天下午下班前归还党政办公室机要室，绝不允许混传。利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。

第二十二条 阅文规则

上级机关下发的文件和内部资料一律按上级规定的发放范围和阅读范围执行；

（二）文件分机要文件与非机要文件两大类。非机要文件，上述阅文人员均可直接查阅；机要文件，应在机要阅文室内进行。机密级以上的文件一律不外借。秘密级文件原则上不外借，确因工作需要必须借出时，须经党政办公室负责人审批并严格履行登记手续。借出的文件、资料不准转借他人；

（三）查阅秘密、机密文件须经党政办公室主任批准后方可查阅；绝密文件须经主管院领导批准。

（四）机要室文件、资料一般不借出室外使用，确因工作需要必须借出时，须经批准方可借出，并限期归还。

（五）借阅一般文件限期三天归还，最长时间不得超过一周；借阅秘密、机密文件要当天归还；绝密文件只限在机要室查阅。

（六）借出的文件、资料不准转借他人。

（七）阅文时，严禁涂改、圈划、抽取、撤换文件材料，机密级以上文件一律不得复印；任何单位和个人不得擅自翻印、复印、转载或汇编秘密文件内容。

（八）阅文人员要模范执行党和国家的保密制度，严禁把文件内容向无关人员泄漏。

（九）阅文人员严格执行办理查阅、借阅登记手续。处级以上干部阅文后须在阅文栏内签名。

第三章　公文归档

第二十三条　公文办理完毕后，要按《中华人民共和国档案法》和教育行政部门高校档案工作的有关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十四条  学院制发的公文，应１式 2 份与文稿签发单、公文原稿、重要修改稿和定稿等一同归档。按上级公文要求上报的材料，其复印件随办毕公文一同存档。

第二十五条  联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第二十六条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位公章，并视同正式文件妥善保管。

第二十七条  拟制、修改和签批公文等，须使用蓝黑或黑墨水钢笔或签字笔，所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四章  公文管理

第二十八条  公文由党政办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十九条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位（部门）、日期、份数和印发范围。

第三十条 通过媒体公开发布公文，必须经发文单位批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十一条  公文复印件作为正式公文使用时，须加盖发文单位公章或证明章。

第三十二条  公文被撤销，视作从开始时就不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十三条  不具备归档和存查价值的公文，院级公文经过鉴别并经党政办公室主任批准后销毁。销毁秘密公文时，应到指定场所由 2 人以上监销，保证不丢失、不漏销。绝密公文不得自行销毁，须送回发文机关。

第三十四条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交综合档案室。

工作人员调离工作岗位时，须向所在单位（部门）移交、清退本人暂存、借用的公文。

第五章　附则

第三十五条  公文处理中涉及电子文件的有关处理办法另行制定。

第三十六条  本办法由党政办公室负责解释、组织执行并进行督促检查。

第三十七条  本办法自发布之日起施行，以前学院有关公文处理的管理规定同时作废。